Jak pisać pisma w sprawie interwencji przyrodniczych

W interwencjach związanych z pomocą dzikim zwierzętom oraz ochroną ich siedlisk najczęściej spotykane są dwa rodzaje pism: wniosek oraz skarga. Dla obu pism, a także wszelkich pozostałych pism urzędowych, przyjęto schemat konstrukcji, w którym występują stałe elementy (patrz ramka).

Przed napisaniem pisma warto zgromadzić i uporządkować wszelkie dostępne informacje o danej sprawie oraz zapoznać się z dodatkową dokumentacją, o ile takowa istnieje.

Najistotniejszą częścią jest rzeczowe i merytoryczne wyjaśnienie sprawy, której dotyczy pismo. Sprawa powinna być opisana możliwie najdokładniej; jeśli zostały podjęte jakiekolwiek kroki w celu jej rozwiązania – w piśmie należy o tym wspomnieć, włącznie z rezultatami, jakie udało się osiągnąć, oraz instytucjami / osobami, do których się już zwrócono. Ważne, aby część opisowa była rzetelna – należy unikać emocjonalnego podejścia do sprawy. Liczne wykrzykniki, zwielokrotnione znaki zapytania, określenia nacechowane emocjonalnie, wyzwiska czy przekleństwa są niedopuszczalne w korespondencji urzędowej i świadczą o braku profesjonalizmu nadawcy pisma. Sprawa powinna być przedstawiona bezstronnie, w oparciu wyłącznie o fakty. Jakiekolwiek manipulacje faktami są niedopuszczalne. Należy wystrzegać się także ostatecznego oceniania sytuacji – dopuszczalne są jednak formy wyrażania opinii („w moim przekonaniu…”, „zgodnie z moją wiedzą…” itp.), nie należy ich jednak nadużywać.

 

Warto orientować się w przepisach prawa, związanych z szeroko pojętą ochroną przyrody, a w piśmie przywołać te, które mają istotne znaczenie dla danej kwestii. Wskazanie konkretnych przepisów prawnych umożliwi nadawcy zrozumienie istoty sprawy, a także ułatwi znalezienie odpowiedniego rozwiązania.

 

W przypadku sprawy, która ma już swój bieg, należy powołać się na numer sprawy (tzw. sygnaturę). Umożliwi to dołączenie pisma do reszty dokumentów sprawy. Warto również załączyć dotychczas zgromadzoną dokumentację, także tę nieformalną: poprzednie pisma, odpowiedzi na pisma, skany dokumentów związanych ze sprawą (np. opinie przyrodnicze), a także kopie korespondencji mailowej, prowadzonej w sprawie. Niekiedy częścią sprawy są np. artykuły prasowe czy dyskusje w mediach społecznościowych. W takich przypadkach warto dołączyć wydrukowane artykuły czy wydruki tzw. zrzutów ekranowych.

 

Osobnym rodzajem pisma jest podziękowanie. Za pomocą pisemnego podziękowania za pomoc czy współpracę można wyrazić uznanie dla zaangażowania konkretnej osoby czy instytucji. Jest to o tyle istotne, że pozwala zbudować platformę do dalszej potencjalnej współpracy i wspólnego działania w słusznej sprawie ochrony przyrody.

Podziękowanie dla konkretnej osoby, działającej w ramach instytucji, należy skierować imiennie do osoby, z dołączeniem „do wiadomości” jej przełożonego bądź zarządzającego instytucją.

 

Podziękowanie dla instytucji należy skierować do władz instytucji. Schemat konstrukcji podziękowania jest podobny do pozostałych pism oficjalnych. Ważne, aby w rozwinięciu zaznaczyć istotność postaw i działań proprzyrodniczych, podkreślić interes społeczny takich zachowań i wyrazić nadzieję na dalsze wspólne działania w przyszłości.

 

-----

Wpis opublikowany w ramach projektu „Dzikie jest dobre” realizowanego wspólnie przez Fundację Dzieci w Naturę i Ogólnopolskie Towarzystwo Ochrony Ptaków z dotacji Programu Aktywni Obywatele - Fundusz Krajowy finansowanego przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię w ramach Funduszy EOG.

Monika Klimowicz-Kominowska

biolog, ornitolog, pracownik Ogólnopolskiego Towarzystwa Ochrony Ptaków